Transformer les Archives en Atouts : La Révolution GED de NUMEDIKAL

Dans un monde où l’information est reine, la capacité à accéder et à gérer efficacement les documents est cruciale pour les entreprises. NUMEDIKAL a relevé un défi majeur pour un acteur majeur du secteur de la dialyse, transformant une salle d’archives physiques en une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) sophistiquée et accessible mondiale.

Un Défi d’Envergure

Le client disposait d’une salle d’archives débordante de 20 000 documents, un véritable trésor d’informations caché dans un labyrinthe de papier. L’objectif ? Numériser, indexer et rendre ces documents accessibles depuis n’importe quel coin du globe.

La Stratégie de Numérisation

La première étape a été la numérisation méticuleuse des 20 000 documents. Cette tâche monumentale a été suivie par l’indexation, un processus délicat permettant de transformer des informations clés en métadonnées, rendant ainsi la recherche de documents rapide et intuitive.

Un Logiciel sur Mesure

Sous la houlette du consultant de NUMEDIKAL, un logiciel GED a été développé et personnalisé pour répondre précisément aux besoins du client. Ce système n’a pas seulement facilité l’accès et la gestion des documents, mais il a également incorporé des fonctionnalités avancées telles que la gestion de la Bill of Materials (BOM) et un système de gestion des changements pour assurer la traçabilité et la fluidité des modifications documentaires.

Formation et Accompagnement

La transition vers la GED ne s’est pas arrêtée à l’implémentation du logiciel. NUMEDIKAL a veillé à former les utilisateurs, assurant ainsi une prise en main efficace et une transition en douceur. L’accompagnement au jour le jour a renforcé l’adoption et l’efficacité du système.

Une Collaboration Réussie

Ce projet d’un an et demi avec le département R&D d’un fabricant de dialyseurs basé en région lyonnaise est un témoignage de la confiance et de la collaboration étroite entre NUMEDIKAL et son client. Ensemble, ils ont réalisé une transformation numérique qui dépasse les attentes, faisant de la GED un pilier central de l’efficacité organisationnelle du client.

Conclusion

La mission de GED menée par NUMEDIKAL illustre parfaitement comment la technologie, lorsqu’elle est appliquée avec expertise et compréhension des besoins clients, peut transformer des défis opérationnels en succès tangibles. NUMEDIKAL continue de démontrer sa capacité à innover et à apporter des solutions sur mesure qui propulsent ses clients vers l’avant dans l’ère numérique.