Transformer la gestion de projet médical : pourquoi et comment uniformiser les pratiques
Dans l’univers concurrentiel du développement de dispositif médical, la gestion de projet se révèle être un axe stratégique déterminant pour une mise sur le marché rapide. À l’heure où chaque chef de projet peut appliquer sa propre méthode de management de projet, nous avons choisi d’opter pour une stratégie largement sous-estimée : uniformiser les pratiques et choisir une méthodologie de gestion de projet unique au sein de l’entreprise !
Dans cet article, nous avons enfilé notre blouse d’expert en management de projet médical pour faire un diagnostic des pratiques actuelles, présenter l’impact d’une uniformisation de la méthodologie de gestion de projet et expliquer comment instaurer un comité de chefs de projet, inspiré de l’approche Project Management Office (PMO).
À la fin de votre lecture, vous disposerez des clés nécessaires pour opérer un pivot dans la gestion de vos projets au sein de votre entreprise.
Pourquoi les pratiques actuelles impactent l’efficacité des projets
Dans bien des cas, chaque chef de projet peut choisir sa propre approche, qu’elle soit traditionnelle, agile ou hybride. D’ailleurs, le paysage actuel de la gestion de projet dans le secteur médical montre qu’il y a autant de méthodologies que de chefs de projet au sein d’une même entreprise. Il en résulte une mosaïque de pratiques qui, bien que dynamiques, compromettent la cohérence et la synergie des projets.
En effet, la pluralité des méthodes de gestion de projet et des processus érode l’uniformité nécessaire pour atteindre les objectifs communs. Cela se traduit par une courbe d’apprentissage abrupte pour les collaborateurs, qui doivent sans cesse s’adapter à de nouveaux outils et méthodologies, freinant ainsi l’efficacité de pilotage du projet.
Par ailleurs, la communication entre les équipes peut être altérée, entraînant une baisse de la productivité, des frictions et des retards. De plus, la motivation des équipes peut décliner face à la frustration de devoir sans cesse s’ajuster, impactant directement le bon déroulement du projet.
Pour les projets de développement d’un dispositif médical, où les exigences en matière de précision et de conformité sont élevées, ces conséquences affectent non seulement l’efficacité, mais présentent également un risque (pour aller plus loin, découvrez les meilleures pratiques de gestion des risques pour un dispositif médical).
Pour instaurer une efficience accrue dans la gestion de vos projets médicaux, un cadre unifié et une mise en commun des méthodes de gestion de projet est la tendance à adopter rapidement. Cela permet d’optimiser les performances des chefs des projets, de renforcer la collaboration, de mieux répartir les ressources et de répondre plus efficacement aux exigences réglementaires des projets de dispositifs médicaux.
Mettre en commun les pratiques de gestion de projet
Opter pour une mise en commun des pratiques de gestion de projet au sein d’une entreprise du secteur médical est un levier souvent sous-estimé, voire complètement ignoré. Pourtant, cela peut transformer la dynamique de travail et augmenter considérablement l’efficacité opérationnelle.
Voici 7 avantages concrets d’implémenter une méthodologie de gestion de projet commune :
- Gain de temps : les processus uniformisés réduisent la courbe d’apprentissage pour les membres de l’équipe et accélèrent l’exécution des tâches.
- Vision 360 : l’utilisation d’un ensemble commun de méthodes, de logiciels et de modèles documentaires rend les données comparables et les processus plus transparents, ce qui facilite la supervision des projets.
- Optimisation des coûts : la centralisation des méthodes permet de réduire certains coûts opérationnels et d’éviter des doublons.
- Meilleure communication : grâce à un langage commun et à une documentation unifiée, la communication entre les managers, leurs équipes et les parties prenantes est améliorée.
- Gestion facilitée des données : mettre en place un standard de travail facilite l’interopérabilité entre les projets (en savoir plus sur l’interopérabilité en santé).
- Centralisation de la gestion des risques : la compréhension partagée des méthodes de gestion des risques amène à une meilleure évaluation de ceux-ci.
- Montée en compétences : les formations des chefs de projet et des équipes peuvent être standardisées, ce qui permet un développement des compétences plus efficace.
Autrement dit, lorsque les chefs de projet s’appuient sur un cadre méthodologique partagé, la transmission d’informations devient plus fluide, les ressources sont mieux optimisées et les parties prenantes bénéficient d’une vision plus claire des projets.
Alors, comment implémenter une mise en commun des pratiques de gestion de projet au sein d’une entreprise du secteur médical ? Notre conseil, issu de notre expertise : créer un comité de chefs de projet, qui se porte garant de l’application des méthodologies communes.
Instaurer un comité de chefs de projets médicaux
La mise en place d’un comité de chefs de projets au sein d’une entreprise du médical permet de structurer les pratiques communes de pilotage des projets. Cette démarche s’inspire du Project Management Office (PMO) ou Bureau de gestion de projet en français, qui assure la coordination du portefeuille de projets d’une entreprise en adéquation avec sa stratégie globale.
De cette manière, le processus d’uniformisation des méthodes de gestion de projet est facilité, tout comme la communication entre les équipes. En effet, le comité doit fonctionner de manière collaborative, en tenant des réunions régulières. Le but : s’assurer que tous les projets sont alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, faire un point d’avancement, anticiper les freins, prendre des décisions collégiales et partager les meilleures pratiques. En outre, il peut agir comme un pôle de surveillance pour s’assurer que la méthodologie est correctement appliquée.
Concrètement, voici les étapes clés pour mettre en place un comité de chefs de projet ou un PMO au sein de votre entreprise :
- Identifier les membres : sélectionner les chefs de projet et les intégrer au processus de création du groupe afin de les impliquer.
- Définir les rôles : clarifier les attentes envers chaque membre du comité pour garantir un fonctionnement efficace.
- Établir une Charte du comité : en impliquant les membres, rédiger un document fondateur qui détaille les objectifs, la structure et les procédures de gouvernance du comité.
- Mettre en place un cadre uniformisé : avec le regard des chefs de projet, effectuer une mise en commun de la méthodologie, des pratiques et des outils de gestion de projet.
- Former et accompagner : élaborer un programme de formation à la méthodologie commune et aux outils pour les chefs de projet qui en expriment le besoin.
- Communiquer de manière transparente : assurer une communication transparente avec toutes les parties prenantes pour faciliter l’adoption des nouvelles pratiques.
- Suivre et évaluer : mettre en place des indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité du comité et de la méthodologie de projet choisie (pour vous inspirer, voici les indicateurs à suivre pour mieux piloter son projet médical).
Une fois le comité de chefs de projet déployé et les engagements respectés par les membres, ses effets sont rapidement palpables : cohérence stratégique, amélioration de l’efficacité, réductions des coûts, prise de décision rapide et éclairée, communication fluide entre les chefs de projet et la hiérarchie…
En somme, un comité de chefs de projets bien structuré et aligné sur les principes d’un PMO apporte une valeur ajoutée notable à votre entreprise, transformant les méthodes de travail individuelles en un système unifié et coordonné qui accélère la réalisation des projets d’une entreprise.
Former les chefs de projet à définir une méthode commune
La formation des chefs de projet à l’application d’une méthode commune est un investissement stratégique pour toute entreprise du secteur médical souhaitant tirer son épingle du jeu. Un accompagnement permet d’offrir un cadre clair et une expertise significative pour définir une méthode de gestion de projet commune. Le soutien d’un expert permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d’éviter les erreurs courantes qui peuvent survenir lorsqu’une entreprise tente de mettre en place de tels changements de manière autonome.
Chez Numedikal, nous avons tiré parti de notre expérience aux côtés d’entreprises du secteur médical et capitaliser les bonnes pratiques de pilotage de projet pour créer une formation spécialisée destinées aux chefs de projet. Son objectif : les aider à définir LA méthodologie au sein de leur entreprise, sans accroc ni perte de temps.
Concrètement, nos équipes forment les chefs de projet à identifier les outils les plus adaptés, à développer des processus standards et à instaurer un comité qui reflète la vision stratégique de l’entreprise. Bonus : cet accompagnement permet également un regard extérieur qui peut révéler des angles morts et proposer des solutions innovantes.
En définitive, la formation offerte par Numedikal n’est pas seulement une transmission de connaissances, mais un véritable levier de transformation qui vise la performance et l’avantage compétitif sur le marché des entreprises développant des projets de santé numérique.
En résumé
Vous voilà convaincu de l’importance de l’uniformisation des pratiques de gestion de projet et de la valeur intrinsèque d’un comité de chefs de projets au sein de votre entreprise. Il ne s’agit pas là d’un simple changement de processus, mais d’une transformation stratégique qui a le pouvoir d’impacter positivement tous les projets de votre entreprise. À court terme, elle conduit à une augmentation immédiate de la clarté et de l’efficacité des projets de dispositifs médicaux. À long terme, elle est synonyme d’innovation et permet un avantage compétitif durable.
Chez Numedikal, nous sommes fiers de pouvoir accompagner les entreprises qui optent pour cette transformation, et ainsi les aider à devenir avant-gardiste sur leur marché.
