Les indicateurs à suivre pour mieux piloter son projet médical

En management de projet et plus particulièrement dans le secteur médical, les chefs de projet se trouvent souvent dans une position délicate, jonglant entre leur rôle de capitaine du navire, la gestion de leur équipe et la nécessité de communiquer les bonnes informations aux bonnes personnes. Pour cela, il est d’usage d’organiser des réunions entre les différents niveaux.

Pourtant : 

• 3 réunions sur 4 n’aboutissent à aucune prise de décision

• L’attention des participants s’envole au bout de 52 minutes
• 2h de réunion par semaine coûte plus d’1 million d’euros par an à une entreprise de 200 salariés

Autrement dit, quand elles sont improductives, les réunions peuvent fortement impacter l’avancée d’un projet. Soit, l’inverse de leur intention première ! Comment, avec les bons indicateurs de gestion de projet, maximiser au contraire son efficacité ? 
Dans cet article, nous vous donnons les indicateurs à suivre (les fameux KPI : Key Performance Indicators) et des astuces incontournables pour améliorer sa gestion de projet, mieux cadrer les réunions et en finir avec la “réunionite” !

La surutilisation des réunions : le symptôme d’un manque de clarté

Lors du pilotage d’un projet médical stratégique, la hiérarchie est généralement initiatrice de l’organisation de réunions, les percevant comme un moyen de prendre le pouls du projet. Ce sont les COPIL (Comité de Pilotage) ou Steering Comitee. Lorsqu’elles sont bien menées, ces réunions demeurent un outil essentiel de la gestion de projet, favorisent la communication directe, permettent de lever les doutes et d’aligner les objectifs.

De plus, le chef de projet peut organiser une réunion hebdomadaire, voire quotidienne, nommée COPROJ (Comité Projet) ou Core team, afin d’animer son équipe et de dynamiser la prise de décision.

Pourtant, le recours excessif aux réunions est souvent le signe d’une mauvaise communication et d’un manque d’indicateurs clairs sur lesquels se baser. La « réunionite« , terme bien connu des chefs de projet, se manifeste lorsqu’il y a une abondance de réunions, mais une absence d’objectifs et de progression concrète. Ainsi, les informations se noient, le suivi d’ensemble est confus et personne ne sait sur quelle action concentrer ses efforts. Du côté des chefs de projet, ce n’est pas toujours évident de communiquer les bonnes informations à ses équipes et de les synthétiser, au risque de perdre l’attention de l’auditoire. Autrement dit, sans repères fiables, comment savoir où le projet se situe réellement et quelles étapes prioritaires aborder ensuite ?

Par ailleurs, la surutilisation des réunions entraîne une baisse de la productivité et cannibalise l’énergie des participants. Sur le long terme, elles sont coûteuses pour l’entreprise et peuvent entraver son innovation et sa croissance. Face à cet excès de réunion, comment l’intégration d’indicateurs de gestion de projet peut offrir une alternative efficace pour optimiser la communication et le suivi ?

Les 10 indicateurs de gestion de projet essentiels pour un pilotage efficace

Les 10 indicateurs indispensables de gestion de projet — © Numedikal

Pour une gestion de projet médical réussie, la mise en place d’indicateurs clairs et pertinents au démarrage du projet est nécessaire. Lors des COPIL ou des réunions d’équipe, ils sont des outils qui offrent une perspective, favorisent les échanges constructifs et permettent d’effectuer des ajustements rapides.

10 indicateurs de gestion de projet à intégrer et à communiquer en réunion : 

• Évaluation de l’avancement : Visualiser les phases de développement importantes et les grands jalons du projet.
  
• Productivité de l’équipe : Comparer les tâches initialement prévues à dates aux tâches réalisées avec ce que l’on appelle un « burndown chart » permet de visualiser rapidement le travail restant à accomplir par rapport au temps disponible.
  

• Suivi des livrables : Visualiser l’avancée des livrables clés, avec un pourcentage de fiabilité quant à la réalisation dans le temps imparti ainsi qu’un rappel de la date butoir.
  

• Suivi budgétaire : En calculant la consommation du budget par rapport aux prévisions, il est possible d’identifier les principaux postes de dépenses et d’éviter les surprises à la fin du projet.  Ce concerne également les charges de l’équipe exprimées généralement en jour.hommes.
  

• Moral de l’équipe : La réussite d’un projet dépend d’une équipe engagée et motivée. Mesurer régulièrement le moral de l’équipe, à travers des sondages anonymes ou non par exemple, peut aider à identifier et à résoudre les blocages avant qu’ils ne deviennent critiques.
  
• Réalisations : Communiquer sur les 3 dernières réussites et les jalons atteints, dans les temps ou non. Cela permet d’apprécier concrètement l’avancée du projet, l’effort fourni et nourrit le sentiment de fierté et d’engagement des collaborateurs.
  
• Points bloquants : Identifier 3 points bloquants et les partager permet de mieux contextualiser d’éventuels retards et de mobiliser les ressources nécessaires pour les dépasser plus rapidement.
  
• Taux de présence des équipes en réunion : Mesurer le taux de présence est un indicateur clé pour apprécier la cohésion d’un projet. Une participation régulière signifie une implication forte et une bonne compréhension des enjeux.
  
• Conformité réglementaire : Essentiel dans le secteur du dispositif médical, on peut se servir des exigences réglementaire pour prioriser le projet.
  
• L’analyse des risques : Lié à la conformité réglementaire, l’analyse des risques est central dans un projet de dispositif médical. Il est donc indispensable de garder un oeil sur son avancement et sur la mise en place de moyens de réduction des risques au niveau du design du produit.

Avec ces outils en main, les réunions peuvent devenir des sessions dynamiques centrées sur des données concrètes. Il est plus facile d’orienter une discussion autour d’un graphique montrant le travail restant à accomplir ou d’un sondage indiquant une baisse de moral de l’équipe. Ces indicateurs de gestion de projet permettent de focaliser rapidement l’attention sur l’avancée et les difficultés, afin de trouver des solutions rapides et ciblées. Enfin, il est également important de ne pas laisser des sujets sans réponses et de définir clairement les porteurs d’actions !

Comment communiquer ces indicateurs de gestion de projet efficacement ?

Un aspect essentiel souvent négligé est la communication efficace autour de ces indicateurs de gestion de projet. Pour cela, il est nécessaire de bien les interpréter, les synthétiser et les communiquer à la bonne personne au bon moment.

Voici quelques conseils pour tout chef de projet du secteur médical afin de communiquer efficacement sur ces indicateurs : 

• Interpréter les données : Avant de partager des indicateurs, le chef de projet doit lui-même avoir une compréhension claire des données dans le but de transmettre un message pertinent à son audience. Par exemple, un taux de retard sur le planning peut indiquer une variété de problèmes, de simples contretemps à des problèmes plus structurels. Selon son interprétation, les ressources nécessaires pour palier ce retard ne seront pas les mêmes.
  
• Apporter du contexte : Les chiffres seuls ne disent pas tout. Si un projet est en retard, quelles sont les raisons ? Qu’est-ce qui a été fait pour y remédier ? Qu’est-ce qui est prévu par le chef de projet ? Associé à chaque indicateur, il doit y avoir un récit pour contextualiser son interprétation.
  
• S’adapter à l’audience : Tous les membres de l’équipe n’ont pas besoin des mêmes niveaux de détails. Par exemple, un responsable financier sera plus intéressé par le suivi budgétaire que par des détails techniques du projet, tandis qu’un ingénieur sera plus concerné par les obstacles techniques.
  
• Communiquer avec transparence : Les blocages ne s’améliorent pas avec le temps. Si un indicateur montre que le projet rencontre des difficultés, il est essentiel d’être transparent et de partager ces informations dès que possible. Cela permet de mobiliser les acteurs au plus tôt pour s’atteler à la résolution du ou des problèmes.

Autrement dit, les indicateurs de gestion de projet ne sont pas seulement des outils pour le chef de projet. Bien suivis, ils sont un moyen de communication pour toute l’équipe et toutes les parties prenantes. Utilisés correctement, ils peuvent transformer la manière dont un projet est perçu et exécuté.

Bonus : 8 conseils pour éviter la “réunionite”

Tableau de suivi de réunion sur Notion, un outil puissant pour booster sa gestion de projet

Maintenant que le chef de projet médical a défini des indicateurs clairs et pertinents à communiquer à sa hiérarchie et à son équipe, il est bien équipé pour rendre ses réunions productives et dynamiques. Cependant, voici 8 conseils bonus pour en finir définitivement avec la “réunionite”  : 

• Partagez un ordre du jour clair : Fournissez à l’avance un ordre du jour détaillé comprenant les points abordés dans cette prochaine réunion. De cette manière, chaque participant dispose du même niveau d’information et peut se préparer en conséquence.
  
• Définissez un objectif précis : Chaque réunion doit avoir un but spécifique. Formulez un objectif simple, clair et compréhensible par tout l’auditoire et partagez-le au démarrage de la réunion.
  
• Minimisez la durée au maximum : Définir 30 minutes par défaut est une bonne pratique. Cela obligera les participants à l’écoute active, à la consision et à la prise de décision. Si des sujets doivent prendre plus de temps, planifier un atelier dédié avec uniquement les bonnes personnes.
  
• Invitez uniquement les parties prenantes pertinentes : Assurez-vous que seules les personnes directement concernées par le sujet soient présentes. Pour savoir si la présence de quelqu’un est indispensable, voici une astuce : demandez-vous, si il ou elle était absente pour maladie, est-ce que la réunion aurait quand même lieu ? Si oui, alors sa présence n’est pas nécessaire et l’envoi du compte-rendu suffira.
  
• Faites participer vos parties prenantes : Chaque participant doit avoir préparé un support pour chaque réunion. Cela peut être une diapo de présentation, un texte à remplir, un document à partager. De cette façon, chacun se sentira prêt et pourra apporter sa contribution.
  
• Recentrez l’attention : Pour éviter toute digression, l’animateur de la réunion se doit de maintenir l’attention et de distribuer le temps de parole à chaque participant. Rappelez régulièrement les points énoncés dans l’ordre du jour, le temps restant et l’objectif de la réunion.
  
• Rédigez un compte-rendu : Rédigez un compte-rendu de réunion ou déléguez la rédaction à un membre de votre équipe. D’une part, cela permet de résumer les informations essentielles et de les partager à d’autres personnes non présentes. D’autre part, cela permet aussi d’engager les interlocuteurs sur les actions décidées pendant la réunion. À partager à l’issue de celle-ci.
  
• Faites des réunions… debout  : Une pratique plus connue outre-Atlantique qu’en France. Pour limiter la durée d’une réunion, restez debout ! Une astuce qui se prête particulièrement bien aux réunions d’équipe hebdomadaires, voire quotidiennes.
  
  

En résumé

Le pilotage efficace d’un projet médical repose sur une communication transparente et ciblée, renforcée par des indicateurs de gestion de projet clairs et pertinents. L’utilisation de ces indicateurs est une vraie transformation stratégique ! Les réunions, bien que nécessaires, ne doivent pas devenir un frein à la productivité. En intégrant des indicateurs clés, en optimisant leur communication et en adoptant de meilleures pratiques de réunion, tout chef de projet du secteur médical peut assurer un suivi fluide et une réalisation réussie du projet.