Dans le domaine de la e-santé, une gestion de projet efficace joue un rôle crucial dans le développement réussi de logiciels et de dispositifs médicaux. Tout chef de projet du secteur médical est confronté aux mêmes problématiques dans le suivi de son projet : respecter les délais, optimiser la productivité des collaborateurs, protéger le flux d’avancement du projet et faciliter le travail collaboratif.
Et si utiliser le bon outil de gestion de projet pouvait répondre à toutes ces problématiques ?
Dans cet article, nous nous sommes intéressés à 2 outils incontournables : Notion et Microsoft Loop. Déjà utilisés par nos équipes chez Numedikal, nous avons jugé pertinent de vous détailler leurs forces lorsqu’ils sont utilisés pour la gestion de projet en e-santé et de vous donner les clés pour les prendre en main rapidement.
Plan de l’article
1) C’est quoi un outil collaboratif tout-en-un ?
1.1) Notion, c’est quoi ?
1.2) Microsoft Loop, c’est quoi ?
2) Pourquoi utiliser Notion ou Microsoft Loop pour gérer son équipe projet ?
2.1) Notion et Microsoft Loop vs Trello et Asana
2. 2) L’impact sur l’organisation et la collaboration
3) Les clés pour une prise en main rapide
3.1) Comment bien démarrer sur Notion
3.2) Comment bien démarrer sur Microsoft Loop
4) 5 conseils bonus pour une meilleure prise en main
C’est quoi un outil collaboratif tout-en-un ?
Dans un précédent article, nous avions déjà présenté les outils collaboratifs pour optimiser la gestion de projet agile médical. Nous avions notamment parlé de Trello, Asana, Todoist et Microsoft Planner. Ici, nous allons détailler davantage 2 plateformes incontournables pour gérer son équipe projet agile : Notion et Microsoft Loop.
Notion, c’est quoi ?
Capture d’écran d’un tableau de bord Notion
Débarqué sur la toile en 2016, Notion est rapidement devenu LE logiciel à implémenter dans son organisation pour améliorer sa productivité. Plateforme tout-en-un à l’interface intuitive, elle cumule plusieurs possibilités :
- Prises de notes
- To-do list
- Gestion de bases de données
- Centralisation de ressources (documents, images, vidéos…)
- Création de pages web
- Suivi des tâches
- Création et maintien des procédures
- Partage des bonnes pratiques et des leçons apprises
- … et bien plus encore pour ceux qui sauront créer de nouveaux templates !
Les utilisateurs peuvent personnaliser leur espace de travail pour répondre à des besoins spécifiques. Plateforme entièrement en ligne, les équipes peuvent collaborer en temps réel ou de manière asynchrone, sans la nécessité d’avoir un logiciel installé en local.
Depuis peu, une nouvelle fonctionnalité d’Intelligence Artificielle est venue s’ajouter. Notion AI est un chatbot rédactionnel qui vous aide à rédiger un texte, le corriger, le traduire, améliorer son style, faire un résumé ou encore rédiger un plan détaillé. Couplé à l’utilisation de ChatGPT pour piloter votre projet médical, vous aurez là 2 alliés puissants pour accroître votre productivité !
Par ailleurs, il est possible de connecter Notion à d’autres outils de collaboration comme Trello, Asana, Jira ou encore Slack. Une fonctionnalité très utile pour synchroniser ses données et créer des passerelles entre différents outils de gestion.
Polyvalent, complet et personnalisable, Notion est un excellent outil pour faciliter la gestion de projet et le suivi de son équipe, et plus généralement le suivi et la vie d’une entreprise !
Microsoft Loop, c’est quoi ?
Capture d’écran d’un espace de travail Microsoft Loop
Lancé en 2023 pour concurrencer Notion, Microsoft Loop est un outil collaboratif de gestion de projet en ligne. Il permet aux utilisateurs de travailler ensemble de manière synchronisée à travers une interface intuitive, épurée et personnalisable.
Ses fonctionnalités sont assez similaires à celles de Notion :
- Construire des pages collaboratives (wiki)
- Créer des listes et des tableaux de bord partagés
- Organiser ses idées (idéateur)
- Classer ses recherches
- Prendre des notes rapidement et simplement
- Centraliser des documents et des ressources
- Assigner et suivre des tâches
Loop utilise également l’Intelligence Artificielle en intégrant Copilot, la nouvelle IA de Microsoft 365. En véritable assistant, il aide à la rédaction et à la correction de textes, fait des suggestions d’amélioration et des recherches associées.
La principale différence entre Notion et Loop est que ce dernier peut se synchroniser aux autres logiciels de la suite Microsoft Office 365, tels qu’Outlook, Teams ou Word. Par exemple, avec Teams, vous pourrez créer un board Loop partagé dans un chat pour travailler en même temps. Dans Outlook, il est possible d’intégrer un composant Loop dans un email et de le modifier directement dans le corps de celui-ci sans se rendre sur l’espace de travail Loop.
Loop tire clairement son épingle du jeu grâce à cette fonctionnalité. En s’interfaçant avec les autres applications de Microsoft 365 sans frais supplémentaire à votre abonnement, elle enrichit une suite de logiciels largement utilisés par de nombreux collaborateurs. C’est cette interopérabilité qui rend l’outil très puissant !
Pourquoi utiliser Notion ou Microsoft Loop pour gérer son équipe projet ?
Aujourd’hui, beaucoup de chefs de projet du secteur médical utilisent des outils traditionnels pour piloter un projet et échanger avec leurs équipes. De nos jours, la feuille Excel ou OneNote a certes fait ses preuves, mais est devenue obsolète. Par ailleurs, les plateformes collaboratives comme Planner, Trello ou encore Asana sont déjà plus adaptées, mais encore incomplètes et manquent de personnalisation. Voici pourquoi :
Notion et Microsoft Loop vs Trello et Asana
Alors que les outils collaboratifs comme Trello, Asana ou Microsoft Planner sont centrés sur la gestion des tâches, un logiciel tout-en-un dédié à la gestion de projet comme Notion ou Loop offre plusieurs avantages :
Un seul outil polyvalent : Plus besoin de jongler entre plusieurs applications. Au sein du même logiciel, vous pouvez :
- Créer un tableau de suivi des tâches et des dépendances
- Planifier les tâches et les attribuer à vos collaborateurs
- Programmer des rappels
- Centraliser les ressources nécessaires pour vous et vos équipes
- Suivre l’avancement du projet en vue globale ou macro
Meilleure organisation des informations : Contrairement à un outil de gestion de tâches comme Trello ou Asana, le fonctionnement de Notion et Microsoft Planner s’articule autour de la gestion de bases de données. De cette manière, vous pouvez mieux structurer vos informations, élaborer une arborescence multidimensionnelle et créer des relations entre vos tableaux de bord.
Adaptabilité : Notion et Microsoft Loop sont beaucoup plus flexibles et peuvent plus facilement s’adapter aux différents flux de travail de gestion de projet, quelle que soit sa complexité.
Évolutivité : Conçus pour être évolutifs, Notion et Microsoft Loop s’enrichissent constamment de nouvelles fonctionnalités. Dernièrement, l’intégration de l’IA offre une toute nouvelle façon de travailler et d’accroître sa productivité.
Personnalisation : Les espaces de travail, les tableaux de bord, le type de contenu, les accès et même le style, de nombreuses options de personnalisation sont disponibles sur Notion et Loop. Cela permet de concevoir un outil répondant aux besoins spécifiques du projet.
Autrement dit, opter pour un outil collaboratif tout-en-un permet de centraliser toutes les actions nécessaires à la gestion de projet dans un espace commun, sans avoir besoin de naviguer d’un logiciel à un autre, peu importe la complexité du projet.
L’impact sur l’organisation et la collaboration
Concrètement, faire la transition vers une plateforme tout-en-un a un impact positif sur :
- L’organisation : les chefs de projet peuvent créer des tableaux de bord avec des fonctionnalités de suivi avancées. Cela permet de clarifier l’avancement du projet.
- La collaboration des équipes : ces outils permettent une collaboration en temps réel, ce qui est essentiel pour les équipes agiles. Les utilisateurs modifient les boards en simultané et rédigent des notes ou des commentaires directement dans l’outil, ce qui favorise la transparence et fluidifie les échanges.
- L’accès aux informations : grâce à la centralisation des documents dans un espace réservé et aux mises à jour instantanées, les équipes peuvent les consulter sans être obligés de naviguer d’un logiciel à un autre.
- Le temps de gestion du projet : les fonctionnalités avancées de Notion et Microsoft Loop permettent d’éviter les informations dispersées, les allers-retours par email, la configuration manuelle de tâches, les retards d’exécution et donc d’optimiser tout le processus de gestion du projet.
Maintenons que vous êtes convaincus de la pertinence de ces outils pour piloter vos projets, passons à la prise en main.
Les clés pour une prise en main rapide
Nous l’avons vu, Notion et Microsoft Loop sont deux outils puissants, flexibles et aux fonctionnalités poussées. Mais, malgré leur interface intuitive et user friendly, les premiers pas peuvent s’avérer difficiles si vous n’êtes pas habitués à ce type d’interface. Pour éviter une frustration au démarrage, voici quelques clés pour une prise en main rapide.
Comment démarrer sur Notion ?
Avant tout, vous pouvez tester Notion gratuitement pour découvrir l’outil à partir de votre navigateur web. Par la suite, les formules d’abonnement varient en fonction de la taille des équipes, la première étant à 8$.
Votre compte créé, voici la marche à suivre pour débuter sur Notion :
1- Une fois connecté, cliquez sur le bouton « Nouvelle page » dans la barre latérale à gauche.
2- Donnez un nom à votre page et choisissez une mise en page qui convient à vos besoins.
3- Vous pouvez aussi cliquer sur “modèle” et choisir un template proposé par Notion, que vous pourrez personnaliser ensuite. C’est une très bonne solution pour faire ses premiers pas sur Notion !
4- Autre fonctionnalité très utile : utilisez Notion AI en cliquant sur “Commencer à écrire avec l’IA” en créant une nouvelle page ou sur le menu “Demander à l’IA” en soulignant un texte. Une très bonne base pour démarrer un projet !
5- Une fois votre page créée ou votre modèle chargé, vous pouvez commencer à ajouter du contenu en cliquant sur le signe “+”. Notion propose une construction par “blocs” : texte, listes, cases à cocher, tableau, code, image, vidéo, fichier, lien vers une autre page interne…
6- Utilisez la fonction glisser/déposer pour organiser vos blocs comme vous le souhaitez.
7- À partir d’un tableau Kanban, vous pouvez facilement ajouter et modifier les propriétés de chaque “carte” (statut d’une tâche, typologie, date, fichier associé, nom d’un collaborateur…).
8- Partagez un document à un collaborateur ou à une personne extérieure en cliquant sur “Partager” en haut à droite.
9- Pour créer un espace de travail partagé, cliquez sur “Créer un espace d’équipe” et invitez vos collaborateurs.
10- Organisez vos pages et sous-pages dans la barre latérale à gauche.
Bon à savoir : le tableau Kanban est l’affichage de base de Notion, rappelant ainsi l’outil Trello, mais vous pouvez modifier la vue ultérieurement pour un même board (tableau type Excel, liste, calendrier, chronologie type diagramme de Gantt…).
C’est tout ! Avec ces étapes simples, vous êtes prêt à faire vos premiers pas sur Notion et à explorer ses nombreuses fonctionnalités.
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les tutos vidéo de Shubam Sharma, le pape des outils NoCode, pour mieux vous aider à maîtriser notion.
Comment démarrer sur Microsoft Loop ?
Tout d’abord, Microsoft Loop dispose d’un autre avantage de taille par rapport à Notion : il est entièrement gratuit pour les utilisateurs qui ont déjà un abonnement Microsoft 365. Vous et vos équipes pourrez donc l’installer facilement en vous connectant à votre compte.
Dans le même esprit que Notion, Loop s’articule autour d’espaces de travail collaboratifs, de pages et de composants (titre, texte, tableau, image, commentaire, liste à puces…). Vous pourrez ensuite lier des pages entre elles pour créer un écosystème attitré à votre projet.
Voici comment bien démarrer sur Microsoft Loop :
1- À partir de la page d’accueil, cliquez sur l’icône “+” pour créer un nouvel espace de travail. Personnalisez-le et cliquez sur le bouton “créer”.
2- Ajoutez vos collaborateurs en cliquant sur les 3 petits points situés en haut à droite de l’aperçu de votre espace, puis choisissez “Membres”.
3- Une nouvelle interface s’ouvre, avec une barre latérale à gauche pour naviguer sur Loop et organiser vos pages.
4- Cliquez sur l’icône “+” pour créer une nouvelle page.
5- Insérez du contenu présenté sous forme de blocs, appelé “composants”, comme du texte, des titres, des listes, des cases à cocher, des tableaux… La structure est très similaire à celle de Notion.
6- Utilisez Copilot, l’IA intégrée à Loop en cliquant sur “Insérer” ou en tapant “/” sur votre clavier.
7- Vous pouvez aussi ajouter des éléments ludiques comme un sondage pour demander l’avis de vos équipes sur une problématique ou une barre de progression pour visualiser rapidement l’avancée d’une tâche.
8- Cliquez sur l’icône “bulles de conversation” pour ajouter directement des commentaires sous un composant, sous forme de mini chat.
9- Vous pouvez aussi utiliser un template proposé par Microsoft Loop : ils sont directement suggérés en bas sous forme de vignettes lorsque vous créez une nouvelle page.
10– Cliquez sur le bouton “Partager” en haut à droite pour partager votre espace de travail, une page de celui-ci ou seulement un composant isolé à vos collaborateurs.
Bon à savoir : Pour intégrer un composant dans Teams, Outlook ou Word, rendez-vous en fin de page sur le tutoriel Microsoft Loop afin de suivre la procédure pas à pas.
Voilà ! À première vue, la prise en main semble plus rapide sur Loop car l’outil a moins de fonctionnalités que Notion et profite de l’environnement familier de Microsoft.
5 conseils bonus pour une meilleure prise en main
Que vous ayez opté pour Notion ou Microsoft Loop, voici quelques conseils bonus pour une meilleure prise en main :
- Formez vos équipes : en tant que chef de projet, il est essentiel de former vos équipes à l’utilisation de Notion ou de Microsoft Loop afin qu’ils puissent exploiter pleinement l’outil sans perdre du temps, se sentir frustré ou faire des erreurs.
- Définissez une structure claire : avant de partager tout espace de travail à vos collaborateurs, définissez une structure claire pour organiser vos données. Présentez ensuite cette organisation à vos équipes.
- Communiquez et partagez les bonnes pratiques : partagez les bonnes pratiques et encouragez les échanges sur l’utilisation de l’outil au sein de l’équipe. Cela permettra à chacun de le manipuler plus en confiance et de tirer pleinement parti de ses fonctionnalités. Echangez sur les difficultés que chacun peut rencontrer lors de la prise en main.
- Montrez l’exemple : encouragez la collaboration en temps réel en invitant tous les membres de l’équipe à participer activement sur Notion ou Microsoft Loop. Utilisez les fonctionnalités de commentaires, de mentions, de chat intégré ou de vote pour inciter à l’interaction.
- Itérez et améliorez : comme pour toute méthode de gestion de projet agile, l’itération et l’amélioration continue sont essentielles ! Analysez régulièrement l’utilisation de l’outil, recueillez les feedbacks de l’équipe et adaptez votre configuration en conséquence pour maximiser l’efficacité de votre gestion de projet.
Enfin, il est important de se rappeler que chaque nouvel outil demande un temps d’apprentissage et d’harmonisation au sein de vos équipes. Il est nécessaire d’intégrer cette étape en amont de votre projet, d’anticiper la période de formation et de laisser le temps aux équipes de se familiariser avec le nouvel outil !
En conclusion, Notion et Microsoft Loop sont deux outils tout-en-un puissants pour booster votre gestion de projet médical et le suivi de votre équipe. Centrés sur la gestion de bases de données, ils ont tous deux l’avantage d’être multifonctionnel, personnalisable et de sortir d’une lecture linéaire en faveur d’un système interconnecté. En prenant le temps de suivre nos recommandations de prise en main et d’explorer les outils, vous pourrez exploiter pleinement leur potentiel et améliorer le suivi et la productivité de votre équipe agile.
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