Les outils collaboratifs pour optimiser la gestion de projet médical

Le temps est une donnée coûteuse dans la gestion de projet en général, et tout particulièrement dans un projet de développement de logiciel médical. Alors que chaque journée compte, un chef de projet ou un manager se demande comment faire pour optimiser le suivi des tâches, de ses équipes, la gestion des risques et la traçabilité des exigences.

Souvent, les outils de gestion de projet médical ne sont pas adaptés, sont chronophages, voire même abandonnés par les équipes. De plus, il est difficile de mettre en place des indicateurs clairs qui permettront de remporter l’adhésion des acteurs et des autorités au projet.  

Alors que la feuille Excel devient la bête noire des collaborateurs, les outils collaboratifs de gestion de projet sont de plus en plus populaires. Ils permettent aux équipes de travailler ensemble et efficacement sur un même logiciel et de planifier les tâches pendant que le chef de projet aura une vision transparente et claire de leur évolution.

Nous avons décortiqué pour vous les principaux outils collaboratifs et leurs usages adaptés à la gestion de projet agile médical, au regard des différents paramètres. Objectif : Booster vos projets en temps et en valeur ajoutée en choisissant de meilleurs outils et des indicateurs plus pertinents

Le prérequis du découpage des tâches

Afin de gérer efficacement un projet et d’évaluer avec fiabilité sa durée et son coût, il faut connaître précisément ses tâches. Le point de départ de votre projet étant la définition d’objectifs ambitieux et SMART (Spécifique Mesurable Atteignable Réaliste Temporel), il est temps de les matérialiser en les divisant en phases puis en actions concrètes.

L’outil le plus pertinent pour cela est de réaliser un WBS (Work Breakdown Structure) ou Organigramme des tâches du projet qui permet de découper les actions en petites tâches concrètes facilement pilotables. Idéalement, chaque tâche doit avoir une durée de 2h afin de les intégrer chaque jour aux activités de vos équipes.

Pour faire un WBS, vous pouvez tout simplement le matérialiser sur papier ou sur un tableau ou bien utiliser un logiciel de Mind Mapping. Chez NUMEDIKAL, nous utilisons MindMeister, un outil en ligne très intuitif et facile à prendre en main.

Plus largement, le Mind Mapping (parfois appelé carte mentale ou carte heuristique) est un moyen efficace pour structurer toutes vos idées !

Le suivi de l’équipe via les outils collaboratifs

La clé de la réussite dans un projet de e-santé est la façon dont vous gérez efficacement vos ressources humaines. En tant que chef de projet ou manager, vous devez veiller à ce que la balance de la charge de travail soit la plus équilibrée possible. Votre équipe ne doit être ni en surcharge, ni en sous-charge, tout comme elle ne doit être ni en sureffectif, ni en sous-effectif. Maintenir ce juste équilibre peut s’avérer difficile tant évaluer la durée d’une tâche s’avère complexe.

Après avoir découpé et organisé vos tâches, il s’agit désormais de les évaluer, les affecter et de suivre leur bonne exécution. Pour cela, de nombreux logiciels sont à votre disposition. Avant de partir à la conquête d’un nouvel outil, sachez reconnaître ceux que vous possédez peut-être déjà, comme Planner qui fait partie de la suite Microsoft. Il fera très bien l’affaire ! Sinon, vous pouvez utiliser d’autres logiciels spécialisés comme Trello, Asana, Todoist ou encore la nouvelle star du moment, Notion.

Pour vous aider à choisir, nous avons répertorié les avantages et les inconvénients de chaque outil.

Suivez le guide ⤵️

Microsoft Planner

Les + :

• Synchronisé aux autres outils de la suite Microsoft 365, comme Outlook et Teams, pour une meilleure collaboration
• Interface intuitive via plusieurs vues en tickets ou en liste
• Possibilité de créer des tableaux de bord pour une vue d’ensemble des projets et des tâches en cours

Les – :

• Nécessite d’avoir un compte Office 365 pour l’utiliser
• Impossible de faire un diagramme de Gantt
• Les fonctionnalités sont limitées, car il sert essentiellement à la planification de tâches

Trello

Les + :

• Version gratuite très complète
• Très intuitif
• Utilise la méthode Kanban, très visuelle

Les – :

• Pas de possibilité d’assigner une interdépendance entre les tâches
• Fonctionnalités limitées pour un projet de plus de 30 tâches
• Pas de reporting possible

Asana

Les + :

• Facile d’utilisation
• Mieux adapté aux projets plus complexes
• Choix des vues étendu (liste, Kanban, chronologie, reste à faire…)

Les – :

• En ligne seulement, pas de logiciel
• Version gratuite limitée à 15 collaborateurs
• Pas de version entreprise plus complète

Todoist

Les + :

• Simple à utiliser
• Disponible sur plusieurs plateformes en ligne et hors-ligne
• Fonctionnalité de rappel des tâches

Les – :

• Version gratuite limitée
• Pas possible de faire un diagramme de Gantt
• Pas de reporting possible

Notion

Les + :

• Logiciel tout-en-un (gestion de projet, base de données, to do liste…)
• Espace de travail convivial et épuré
• 100% personnalisable

Les – :

• Prise en main longue
• Certaines fonctionnalités de gestion de projet sont absentes (rapports, gestion du temps)
• Chargement lent quand les données sont nombreuses

En résumé, certains outils serviront uniquement au suivi des tâches, alors que d’autres permettront de construire un diagramme de Gantt ou auront des fonctionnalités plus avancées. Il est important de noter que les avantages et les inconvénients de chaque outil peuvent varier en fonction de l’usage spécifique que vous en ferez. Il est donc nécessaire de bien évaluer ses besoins avant de choisir un outil de gestion de tâches. 

Dans tous les cas, chaque outil demande un temps de prise en main et d’harmonisation au sein de vos équipes, à prendre en compte en amont de votre projet !

La gestion des exigences via des outils modernes

La gestion de projet agile appliqué au domaine médical implique certaines exigences. Les différentes normes et réglementations vous obligent à être transparent sur les attentes et les performances de votre produit. Elles vous obligent également à fournir les preuves de ce que vous revendiquez.

Ces exigences peuvent être catégorisées comme : 

• Attentes du marché : elles viennent directement de vos clients, de votre service marketing, des autorités ou des patients. Généralement de haut-niveau, il vous faudra ensuite les décliner en exigences techniques. 
• Exigences produits : de niveau secondaire, elles traduisent les attentes du marché en réalités concrètes pour le produit. C’est en général le document socle de votre projet médical. 
• Exigences techniques : il s’agit de la déclinaison technique de vos exigences produits. Cela va jusqu’aux fonctions précises de votre logiciel ou aux configurations spécifiques qui permettront de détecter les anomalies.

Rappelez-vous : l’enjeu clé d’un projet de logiciel médical est sa traçabilité. Vous devez être en capacité de démontrer comment chacune de vos exigences techniques couvrent les exigences produits qui couvrent elles-mêmes les attentes du marché. De plus, tout cela doit être testé ! 

Certes, vous pouvez tout à fait piloter cette traçabilité sur un document Excel, mais cette façon de faire devient vite très fastidieuse, surtout lors de mises à jour. Les acteurs du médical l’ayant compris ont depuis opté pour des outils qui permettent de gérer la traçabilité des produits de manière plus sereine. 

Par exemple, chez NUMEDIKAL, nous avons déjà utilisé :

• JAMA connect : cet outil permet de gérer vos spécifications avec une multitude de champs, en les reliant comme bon vous semble. Il peut aussi générer des documents à fournir aux autorités ! 
• JIRA : un outil plus orienté gestion de projet, mais qui permet aussi de faire la traçabilité que vous souhaitez. 
• IBM Doors : un logiciel classique de traçabilité, plus simple, mais très efficace. 

L’objectif est de trouver un outil qui vous fasse gagner du temps et qui correspond à vos besoins de traçabilité de vos exigences spécifiques.

La gestion des risques

Une autre composante cruciale de votre gestion de projet de logiciel médical ou de e-santé : la gestion des risques ! En effet, chaque dispositif médical doit comporter une analyse des risques prouvant que ses bénéfices surpassent les risques liés à son utilisation. Il s’agit d’identifier et d’évaluer les risques associés au dispositif médical avant et pendant son déploiement. Ils peuvent être liés à des aspects tels que sa conception, sa fabrication ou son utilisation propre. 

L’analyse porte alors sur le patient et l’opérateur et implique d’ajouter des moyens de contrôle dans le design ou l’utilisation du logiciel. 

Bonne nouvelle : les outils de traçabilité dont nous avons parlé dans le paragraphe précédent intègrent des modules spécifiques pour gérer cette composante.

GED : la gestion documentaire

La dernière composante de votre suivi de projet, et pas des moindres : la gestion documentaire. Nous avions déjà abordé le sujet de la Gestion Électronique de la Documentation (GED) dans notre article dédié, que nous vous invitons à lire.

Pour les plus pressés, voici 4 étapes clés pour faciliter votre GED : 

1. Délimitez le périmètre du projet
2. Choisissez le logiciel en fonction des usages ​​
3. Réunissez et organisez les données
4. Accompagnez les utilisateurs jusqu’à ce qu’ils soient autonomes

Objectif de cette transition : améliorer votre traçabilité, accéder plus rapidement et plus facilement à vos ressources documentaires et simplifier leur stockage.

Résumé

Voici ce qu’il faut retenir sur l’usage des outils de gestion de projet médical en mode agile :

• Il est important de connaître précisément les tâches d’un projet et de les découper en sous-tâches à l’aide d’un outil de Mind Mapping (exemple : MindMeister).
• Pour mener à bien un projet, le suivi de l’équipe est primordial. Pour cela, des logiciels collaboratifs comme Trello, Asana, Todoist ou Notion permettent d’affecter et de suivre l’exécution des tâches.
• Afin de gérer efficacement la traçabilité des exigences, des outils comme JAMA connect, JIRA ou IBM Doors sont efficaces et vous feront gagner du temps.
• Ces mêmes logiciels permettront de mieux prendre en compte la gestion des risques.
• La GED est une étape nécessaire pour faciliter votre gestion documentaire et améliorer la traçabilité du projet.

Ces changements prennent du temps et un appui extérieur est nécessaire pour être opérationnel rapidement. C’est pourquoi cet accompagnement est l’une des 3 offres de NUMEDIKAL ! Contactez-nous pour en savoir plus !