Les 5 pratiques indispensables pour accélérer son projet de logiciel médical

Comment gérer son projet de logiciel médical de façon à garantir sa réussite et la satisfaction du client et des équipes ? Chez NUMEDIKAL, nous rencontrons souvent des managers R&D du domaine médical confrontés à des difficultés pour mener à bien leur projet. D’ailleurs, tout chef de projet, peu importe le secteur, fait face à des défis et à des imprévus au fur et à mesure de son avancement.

Comment favoriser le travail collaboratif et la communication entre les différentes parties prenantes ? Quelles astuces pour organiser efficacement le déroulement du projet ? Comment optimiser la gestion du temps et des ressources ? Quels sont les moyens pour identifier les risques et mieux les prévenir ?
Pour aider les chefs de projet à naviguer dans cet environnement, voici les 5 pratiques indispensables pour accélérer son projet de logiciel médical.

Bien connaître les parties prenantes du projet

Avant de commencer tout projet de logiciel médical, il est fondamental d’identifier et de bien connaître toutes les parties prenantes impliquées. Les plus évidentes et accessibles vous apparaîtront naturellement en premier. Faites un pas de côté et cherchez les autres acteurs clés. Qui est votre vrai client ? Qui est le sponsor ? Qui a de l’impact ? Qui a besoin de votre soutien ?

Pensez global : l’équipe de développement, les collaborateurs chez votre client, les commerciaux, les formateurs, les responsables de la conformité réglementaire, les professionnels de santé, voire les utilisateurs finaux…

Une fois que vous les avez identifiées, comprenez leurs besoins, leurs attentes, leurs contraintes et ce qui les anime dans le projet. Ces éléments vous permettront de prendre des décisions plus éclairées au regard du cahier des charges tout en assurant la satisfaction de l’ensemble des acteurs. 

Notre conseil : misez sur l’humain ! C’est la clé d’un management de projet réussi. Prenez le temps de bien connaître les personnes avec qui vous allez travailler, directement et indirectement. Cela peut se faire dans des moments off comme pendant un déjeuner, une rencontre afterwork, une session de travail informelle… C’est un excellent moyen de passer du bon temps tout en collaborant sur un projet qui a du sens !

En établissant une bonne relation et une communication claire et régulière avec toutes les parties prenantes, il sera plus facile de garantir la réussite du projet.

Définir un objectif final réaliste et ambitieux

Il est essentiel de définir clairement l’objectif final du logiciel médical dès le début du projet. En fixant des objectifs mesurables et réalistes, vous pouvez mieux orienter l’ensemble du processus de développement et maintenir l’alignement de l’équipe sur les résultats attendus.

Concrètement, une fois que vous avez identifié les problématiques et les besoins spécifiques auxquels le logiciel doit répondre, fixez un objectif SMART : 

• Spécifique : l’objectif doit être précis et clairement défini, en évitant toute ambiguïté. Il doit répondre aux questions : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?
• Mesurable : L’objectif doit être quantifiable. Des indicateurs doivent permettre de mesurer la progression et évaluer si l’objectif est atteint.
• Atteignable : L’objectif doit être réalisable, en tenant compte des ressources disponibles, des délais et des contraintes du projet.
• Réaliste : L’objectif doit être pertinent, en phase avec vos priorités et celles du client et apporter une valeur ajoutée significative.
• Temporel : L’objectif doit être associé à une échéance claire et définie afin de poser un cadre temporel pour le suivi des tâches et leur progression.

L’extra mile ? Que l’objectif soit réaliste ET ambitieux. C’est cette notion qui remplace parfois Atteignable dans la méthode SMART. S’il est réaliste et synonyme de challenge, alors le projet sera encore plus stimulant !

Un tel objectif encourage les membres de votre équipe à donner le meilleur d’eux-mêmes dans un champ d’action qu’ils maîtrisent. À la clé : des collaborateurs doublement engagés, prêts à repousser leurs limites.

Une fois l’objectif final établi, communiquez-le à toutes les parties prenantes du projet. Il doit être clairement affiché et rappelé aux équipes à chaque réunion du projet. Cette communication ouverte garantit une bonne compréhension de l’objectif et un engagement commun vis-à-vis des résultats attendus, le tout avec un sentiment de motivation et de performance.

Notre conseil : en tant que chef de projet, faites preuve de leadership et d’ambition pour emmener votre équipe à se dépasser ! 

Identifier et connaître les réglementations et procédures applicables au projet

Illustration Découvrir et utiliser la PGSSI-S — Copyright © L’Agence du Numérique en Santé

Gérer un projet de logiciel médical signifie avoir une bonne connaissance des réglementations et procédures applicables. Objectif : garantir le respect des normes de sécurité et de conformité exigées par les organismes notifiés pour sa mise sur le marché.

Parmi les réglementations et procédures en vigueur, on peut citer : 

• L’EU-MDR en Europe, qui encadre les dispositifs médicaux
• La FDA aux États-Unis chargée de contrôler la commercialisation des logiciels et dispositifs médicaux sur le territoire américain
• Le MDSAP qui réalise un audit des dispositifs médicaux pour vérifier leur conformité
• La norme EN 62304 qui établit des exigences relatives à la gestion des risques selon les cycles de vie du produit
• La norme ISO13485 qui définit des critères sur la gestion de la qualité
• La PGSSI-S qui réglemente la protection des données médicales
• Le CI-SIS qui pose un cadre de référence sur l’interopérabilité des systèmes d’informations de santé

Chacune de ces réglementations et normes a ses propres exigences et procédures à suivre. Les identifier et s’informer est une première étape. Pour cela, appuyez-vous sur le service réglementaire et le service qualité. De plus, les organismes officiels comme l’ANS, les consultants en santé numérique et les groupes d’experts de projet e-santé peuvent vous fournir des informations et des conseils précieux sur ces sujets.

Pour aller plus loin sur les réglementations qui encadrent la cybersécurité, nous vous recommandons la lecture de notre article La protection des données médicales : réglementations et recommandations.

Diviser le projet pour mieux le gérer

Pour piloter plus efficacement un projet de logiciel médical et réduire sa complexité, divisez-le ! Après avoir défini son objectif final — réaliste et ambitieux, pour rappel — découpez le projet en sous-objectifs et en sous-tâches. Cette approche vous permet d’avoir une vue d’ensemble plus détaillée, de mieux apprécier son avancement global et d’identifier les dépendances entre les différentes étapes ainsi que les ressources à prévoir (humaines, matérielles, financières).

Il s’agit là de la méthode de conduite de projet dite agile, aussi appelé Scrum. De cette façon, vous pourrez mieux prioriser les tâches, les planifier et faciliter la collaboration au sein de l’équipe. Chacune d’entre elles est alors assignée à une équipe ou à un collaborateur. Chaque jour, les membres connaissent leur planning de tâches et, de votre côté, vous pourrez plus facilement évaluer leurs avancées. 

La division du projet en sous-objectifs permet également de mesurer la progression du projet. Chaque sous-objectif représente une étape clé. Vous pourrez ainsi mieux apprécier son évolution et détecter d’éventuels retards ou blocages pour ajuster plus rapidement votre feuille de route.

Pour comprendre comment s’aider des outils collaboratifs pour la conduite et le découpage de votre projet, tels que le diagramme de Gantt, Trello, le WBS ou le Mind Mapping, nous vous invitons à consulter notre article sur Les outils collaboratifs pour optimiser la gestion de projet agile médical.   

Analyser les risques pour les limiter

Dans tout développement de projet de logiciel médical, analyser les risques et mettre en place des actions pour les limiter est primordial. Pour cela, inspirez-vous du modèle des analyses de risques pour les patients afin de détecter ce qui peut ralentir, voire compromettre votre projet. 

L’analyse des risques implique donc d’identifier les différents scénarios susceptibles de se produire, d’évaluer leur probabilité d’occurrence et leur impact potentiel sur le projet. Par exemple : risques liés aux délais, aux ressources disponibles, aux compétences techniques nécessaires, à la sécurité des données, à la conformité réglementaire, etc. 

Notre recommandation : chiffrez ces risques, tant sur leur probabilité que sur leur impact, en utilisant une échelle de notation, et centralisez vos observations dans un tableau de gestion des risques. De cette manière, vous aurez une vision plus claire afin de déterminer les moyens pour réduire leur probabilité d’apparition. Par exemple : mise en place de mesures de sécurité supplémentaires, affectation de ressources complémentaires, ajout de fonctionnalités, etc. D’ailleurs, vous pouvez impliquer les parties prenantes du projet dans ce processus pour recueillir différentes perspectives !

L’objectif est de comprendre les facteurs de risque spécifiques au projet de développement du logiciel médical et d’intégrer des actions préventives dans la planification et la gestion globale.

L’essentiel à retenir

• Pratique N°1 : identifiez toutes les parties prenantes impliquées dans le projet et favoriser une écoute active avec chacune d’elles pour entretenir une relation solide.
• Pratique N°2 : définissez un objectif final clair, réaliste et ambitieux pour engager votre équipe et viser la performance.
• Pratique N°3 : ayez une connaissance approfondie des réglementations et procédures applicables au projet pour éviter tout retard ou manquement dans son développement.
• Pratique N°4 : divisez le projet en sous-actions pour mieux visualiser les tâches, les planifier, évaluer la progression et ajuster au besoin.
• Pratique N°5 : formalisez une analyse de risques afin d’identifier les actions préventives à intégrer dans la planification du projet pour mieux les limiter.

BONUS : entourez-vous d’experts du numérique en santé pour vous accompagner et vous former. C’est un conseil souvent sous-côté alors qu’il est essentiel pour améliorer sa gestion de projet de logiciel médical, garantir sa réussite et maximiser son impact dans la santé de demain !

Chez NUMEDIKAL, nous sommes à l’affût des pratiques de demain. Pour que chaque expert en santé numérique puisse en bénéficier, nous avons créé un e-book gratuit vous permettant de lancer votre projet en 10 étapes clefs.